1
邀請活動的可量化投資報酬率
- 關於出席、缺席、來賓及陪同人員的全面報告
- 依賽事、節目及賓客等級明確呈現票券消耗關鍵績效指標
- 經過身分驗證的邀請追蹤功能及完整的稽核紀錄，可實現精準的成效衡量與合規管理
案例研究
Gaia 端到端賓客管理：從邀請與多管道溝通，到賽事現場運作及賽後分析。
客戶
這是一支世界頂尖的足球俱樂部，不僅舉辦多場關鍵賽事，更在每場比賽中接待貴賓、贊助商、政要及尊貴賓客。
問題
為何需要一個新平台
- 該俱樂部需要一個全面的平台，用以管理賓客體驗的每個階段：賽前互動、現場賽事運作以及賽後分析。
- 他們需要高度靈活的賓客與陪同人員管理系統、一個集中化的數據平台，以及一套穩健的禮賓座位安排解決方案，但現有市場上的選項在複雜度、精準度及個人化程度方面，均無法達到他們的標準。
- 賓客資料分散於多個系統（如伴侶管理、出席紀錄、未到場追蹤等），導致難以全面掌握賓客的互動與體驗。
- 營運工作流程（包括邀請函、禮賓座位安排、報到及賓客狀態監控）分散於不同團隊和工具之間，導致流程不一致，並限制了團隊提供優質且無縫的 VIP 體驗的能力。
解決方案：Gaia 端對端訪客管理平台
透過採用 Gaia 平台，該俱樂部在整個賓客管理生命週期中——從邀請到賽後報告——都獲得了端到端的透明度與營運效率。
實施範圍
在 Gaia 上提供的功能，與俱樂部的營運模式相契合
01
集中式聯絡人管理與訪客資料建檔
聯絡人資訊的單一可信來源，每項活動皆設有獨立的聯絡人欄位，並包含活動專屬欄位，例如活動項目、同行者、邀請方向（來訪／外訪）以及與活動日期的生日相近度。
02
多管道邀請函與門票寄送
透過電子郵件、簡訊及 WhatsApp 發送邀請函與門票，採用依語言及賓客類別（VIP、贊助商、合作夥伴、工作人員）進行區隔的互動式範本，並針對各群組動態管理群組邀請，並依群組進行個人化設定。
03
票務系統整合與即時使用狀況
與票務系統整合，根據賓客類型、賽事及停車票券自動生成主賓客與隨行人員的個人化票券；同步採購訂單與配額；並可依賓客等級、票券類型及賽事進行即時票券使用狀況監控。
04
端到端的旅程與報到管理
從停車、禮賓服務、貴賓室到看台，提供全程服務涵蓋，並配備報到工具，可在各檢查點快速驗證，同時透過動態賓客狀態更新，提供即時營運狀況的可視性。
05
動態議程座位安排與計畫管理
專為貴賓、贊助商及來賓設計的互動式禮賓座位表，可即時查看各活動的票券使用狀況及來賓身分分類，並支援座位調換、取消、跨部門轉移，以及列印姓名胸牌、禮賓座位表和標籤。
06
治理、安全與分析
根據角色和部門定義使用者存取權限，並限制對特定模組或資料的存取；針對聯絡人及邀請的所有操作皆有稽核日誌；另設有賽後分析儀表板，用於追蹤出席率、缺席情況、門票使用狀況及活動成效。
好處
2
精簡賓客服務流程
- 無縫的數位註冊與報到流程，包含針對特定接觸點的選配自動報到功能
- 為所有與會者規劃高效的座位安排流程，減少人工操作及最後一刻的失誤
- 即時掌握賓客的動向與體驗，以便在比賽期間主動解決問題
3
升級的 VIP 體驗
- 統一的賓客檔案系統，為 VIP、VVIP、贊助商及關鍵合作夥伴提供精準且以關係為導向的款待服務
- 在通訊、座位安排、進出管理及款待服務方面提供個人化服務，以彰顯俱樂部的卓越品牌形象
- 強化資料蒐集功能，以支援贊助價值實現、商業後續追蹤及長期忠誠度計畫
影響
- 如今，一個單一且統一的平台，已能統籌整段賓客體驗，從邀請到賽後分析。
- 運維團隊基於相同數據進行協作，職責分工明確，並具備安全的基於角色的存取權限。
- VIP、贊助商及重要貴賓的體驗更加一致、更為個人化且更具可衡量性，使該俱樂部成為數位款待與禮儀卓越的標竿。
更多客戶故事
了解各組織如何在體育、酒店業及營運領域運用 Gaia。
